Waar kan ik mijn incassokosten verhalen

In het incasseren van je facturen gaat vaak veel tijd zitten. Zeker als je een klantenportefeuille hebt waar nog al wat partijen tussen zitten die er een gewoonte van maken om te laat te betalen. In het ergste geval heb je er een paar tussen zitten die niet betalen. Het is belangrijk hier goed je beheer op te doen en er dus ook kort op te zitten. Uiteraard maak je kosten om uiteindelijk je factuur betaald te krijgen. De zogenaamde incassokosten. De vraag is altijd wanneer is het reëel en wanneer mag je deze incassokosten op je klant verhalen?  In dit blog vertellen we uitgebreid hoe je je debiteurenbeheer goed kunt doen en wanneer je de gemaakte kosten op je klant kunt verhalen.

Dossier opbouwen via een goed debiteurenbeheer

Uiteraard kan je niet gelijk als je klant een dag te laat betaald incassokosten verhalen. Het is belangrijk om een proces in te richten waarbij je een dossier opbouwt. Een incassobureau waar je de vordering uit overdraagt heeft een dergelijk dossier nodig om eventueel in een juridische procedure sterker te staan. Dat begint allereerst bij het goed organiseren binnen je bedrijf. Belangrijk is daarbij dat er iemand focus op heeft en er dus de juiste aandacht aan geeft. Degene die er focus op heeft moet uiteraard gefaciliteerd worden met goede software. Dat maakt dat je het beheer beter en efficiënter kunt doen. Met deze software kun je allereerst factureren en daarbij kan je vervolgens goed zien of de factuur betaald is ja dan wel nee. Dat maakt weer dat je snel actie kunt ondernemen als er een betalingstermijn wordt overschreden. Een logische vervolgactie is een herinneringsfactuur versturen binnen vijf dagen na het overschrijden van de betalingstermijn. Daarop volgen meestal nog drie actie waaronder telefonisch contact en daarna stuur je een laatste aanmaning. Hierin geef je ook aan dat je incassokosten in rekening gaat brengen bij uitblijven van betalen en je zult gaan overdragen aan een incassobureau.

Wat doet een incassobureau

De meeste incassokosten zitten in het incassobureau wat zijn werk moet gaan doen. Zij gaan ook weer via brieven en telefonisch contact proberen nieuwe afspraken met jouw klant te maken en zodoende de vordering proberen te innen. Deze procedure heet de minnelijke incassoprocedure. Als dat niks oplevert zit er niks anders op dan een het starten van een juridische incassoprocedure. Door middel van een zitting waarbij er een vonnis volgt kunnen juridische middelen worden ingezet. Denk daarbij aan beslaglegging. Een juridisch middel om grip te kunnen krijgen op vermogensbestanddelen van je klant.