De belangrijkste voordelen van een DMS

DMS is een afkorting en staat voor ‘Document Management System’. Maar wat is het precies en wat het kan betekenen voor een bedrijf? Een DMS wordt namelijk steeds belangrijker in het bedrijfsleven en dus mag jouw bedrijf niet achterblijven. Het is belangrijk te weten wat een DMS kan betekenen voor jou.

Wat is een DMS?

Als je gebruik maakt van een Document management System, worden alle bestanden opgeslagen in een centraal systeem. Medewerkers van je bedrijf kunnen hierbij komen en zo bijvoorbeeld eenvoudig het juiste document vinden en aanpassen indien nodig. Het is met behulp van versiebeheer zelfs mogelijk om met meerderen tegelijk in hetzelfde bestand te werken. Er wordt dan aangegeven in het systeem wie welke aanpassing gemaakt heeft. Dit iseen beknopte uitleg van de werking van een DMS systeem. Maar wat zijn de voordelen ervan voor jouw bedrijf?

Alles gemakkelijk bij de hand

De vindbaarheid van documenten wordt met behulp van een Document Management System aanzienlijk verbeterd, doordat er bepaalde gegevens worden gekoppeld aan alle bestanden. Denk bijvoorbeeld aan de auteur, een korte beschrijving, de publicatiedatum en ook de categorie. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om een document terug te vinden. Dit is niet alleen bevorderlijk voor de efficiëntie binnen het bedrijf, maar bijvoorbeeld ook voor de tevredenheid van je klanten, die namelijk sneller en beter geholpen kunnen worden.

Papierbesparing

Een Document Management System is volledig digitaal. Dit heeft als voordeel dat er flink bespaard kan worden op printkosten en ook hoeft er geen fysieke ruimte vrijgemaakt te worden voor het bewaren van alle papieren. Het scheelt simpelweg behoorlijk wat papier en dat is goed voor het milieu en de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf. 

Toegang voor een selecte groep

Hierboven is genoemd dat de medewerkers binnen de organisatie toegang hebben tot het systeem en dus ook tot alle bestanden. Het is echter ook mogelijk om autorisatieregels toe te voegen, waardoor alleen bepaalde medewerkers toegang hebben tot een bepaald bestand.